Vraag: Ik betaal aan mijn werknemers maandelijks een netto
onkostenvergoeding. Mag dat zomaar? Ik hoorde namelijk van een
collega-ondernemer dat ik daarvoor altijd bonnetjes van mijn werknemers moet
vragen. Anders zou de fiscus wel eens dwars kunnen gaan liggen.

Je kunt als werkgever zakelijke kosten aan je werknemers onbelast vergoeden.
Dus zonder loonbelasting.

De werknemer dient een declaratie in en geeft aan jou een bonnetje of rekening
van de door hem gemaakte kosten. Denk bij zakelijke kosten aan kosten van
een mobiele telefoon, vakliteratuur, lunches met klanten of
relatiegeschenken.

Bonnetjes
Op het moment dat werknemers veel zakelijke kosten maken die zij op
declaratiebasis vergoed krijgen, vormt dit voor jou als werkgever een flinke
administratieve klus. Jij moet als werkgever alle bonnetjes en rekeningen
van de declaraties controleren en bewaren.

Dat kan handiger. Je kunt er ook voor kiezen om je werknemers een vaste
onbelaste (netto) kostenvergoeding te betalen. Dat scheelt heel wat
administratieve rompslomp.

In zo’n vaste kostenvergoeding kunnen alle zakelijke kosten worden opgenomen.
Het geldt dan wel voor zaken die maandelijks en steeds voor min of meer
hetzelfde bedrag terugkeren. Stel dat je een groep werknemers hebt
dieongeveer dezelfde zakelijke kosten maken. Voor deze groep is het mogelijk
om maandelijks een zelfde vaste onbelaste kostenvergoeding uit te betalen.

Onderbouwing van de vergoeding
Let op: het is hierbij van groot belang dat een onderbouwing van de onbelaste
kostenvergoeding apart in de loonadministratie is opgenomen. Een
onderbouwing wil zeggen dat per kostenpost moet worden aangegeven wat het
bedrag is dat door de vaste kostenvergoeding wordt gedekt.

Een voorbeeld: je geeft als werkgever een onbelaste kostenvergoeding van €
70 per maand aan je werknemer. De vergoeding is bedoeld om de volgende
zakelijke kosten te vergoeden:

Consumpties onderweg: 20 euro

Lunches en diners met relaties: 40 euro

Kosten auto van de zaak, waskosten: 10 euro

Hoe stel je de vergoeding vast?
Het vaststellen van een goede onderbouwing kun je als werkgever het beste
doen door middel van een steekproef onder je werknemers.

De werknemers zullen drie maanden al hun zakelijke kosten moeten bijhouden. En
dat betekent dat ze gedurende die tijd alle bonnetjes en rekeningen bewaren.
Aan de hand van deze steekproef kan je als werkgever bepalen welke kosten
maandelijks terugkomen en tot welk bedrag. Vervolgens kan de hoogte van de
onbelaste kostenvergoeding (eventueel per functiegroep) worden vastgesteld.

Let op: de onderbouwing van vaste kostenvergoedingen is een favoriet onderwerp
als de fiscus op bezoek komt. Soms kan zo’n controle leiden tot flinke
naheffingen omdat meteen een paar jaar tegelijk wordt gecorrigeerd.

Heb je een goede steekproef achter de hand, dan sta je 1-0 voor tegenover de
belastingdienst. Vaak legt de fiscus dan geen naheffingen over het verleden
op, maar moet je alleen voor de toekomst andere afspraken maken.

Ook een vraag voor Marieke? Mail je vraag naar [email protected]

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl